Le guide de gestion ou playbook s’inspire de la stratégie des équipes sportives. Hockey, football, baseball, basketball, soccer… allez-y selon votre préférence. Peu importe le sport, lamétaphore s’applique dans tous les cas ! Chaque sport a ses règles de jeu, sa stratégie, son équipement et ses talents.

Le playbook est un outil efficace pour aider toute équipe à réussir et à se développer. Il devient encore plus pertinent dans le cadre d’une équipe travaillant à distance. Loin des yeux, loin du cœur ? Pour qu’une équipe virtuelle soit performante, elle doit s’assurer d’être bien alignée afin que chacun de ses membres travaillent sur les bonnes choses, de la bonne manière, au bon moment. Créer un playbook en équipe permet de clarifier notre mission, nous donner un alignement, définir notre mode opérationnel, bâtir des relations de confiance, faire briller nos talents, choisir les bons moyens de communication, et déterminer notre processus décisionnel.

Une fois créé, le playbook doit être revisité à une fréquence régulière afin de s’assurer que le plan de match que l’on s’était fixé tient toujours la route. Tout comme une équipe sportive prépare sa saison et s’ajuste selon les ressources à sa disponibilité et les adversaires rencontrés, une équipe doit adapter son guide de gestion selon le développement de ses joueurs et de la maturité de l’équipe, et l’environnement dans lequel elle évolue. Une équipe nouvellement formée vs une équipe travaillant ensemble depuis de nombreuses années n’a pas les mêmes besoins d’encadrement et d’autonomie.

27 questions à adresser avec l'équipe pour rédiger votre playbook

MISSION (POURQUOI)

  1. Quel est le nom de votre équipe?
  2. Pourquoi existe-t-elle?
  3. Quel est le mandat de l’équipe?

ALIGNEMENT (DIRECTION)

  1. Quelle est votre vision commune?
  2. Quels sont vos objectifs stratégiques?
  3. Quels sont les résultats attendus?

OPÉRATIONS (QUOI)

  1. Qui fait quoi (rôles et responsabilités)?
  2. Comment les tâches sont-elles attribuées pour favoriser la collaboration?
  3. Comment les tâches sont-elles attribuées pour favoriser le développement professionnel?
  4. Comment les tâches s’agencent-elles? Comment le transfert se fait-il?
  5. Quels sont vos processus clés?
  6. Quels sont les outils disponibles et utilisés?

RELATIONS (QUI)

  1. Quelles sont vos valeurs communes?
  2. Quels sont les comportements clés à renforcer?
  3. Quels sont les facteurs de réussite ou les principes directeurs de l’équipe?
  4. Quels sont les talents propres à chaque membre de l’équipe?
  5. Quelles sont les forces et les compétences de l’équipe?
  6. Quelles activités a-t-on mises en place pour bâtir et entretenir la confiance?
  7. Qu’a-t-on mis en œuvre pour reconnaître la contribution de l’équipe et de chacun de ses membres?
  8. De quelle manière souligne-t-on les bons résultats et la réussite?

COMMUNICATION (COMMENT)

  1. Comment communiquez-vous avec chacun des membres de l’équipe, et à quelle fréquence?
  2. Comment l’équipe communique-t-elle et à quelle fréquence?
  3. Quelle technologie faut-il utiliser et quand?
  4. Quelle est la marche à suivre en cas de malentendu?

PRISE DE DÉCISION (COMMENT)

  1. En quoi consiste votre processus décisionnel (partage de l’information, consultation, décision d’équipe par vote majoritaire ou consensus)?
  2. Qui peut décider de quoi (droits décisionnels)?
  3. Pour quelles tâches ou quels projets vous faut-il un tableau RACI (RACI : Réalisation, Autorité, Consultation, Information)?

Rappelez-vous de ceci : Une équipe qui se fait confiancecommunique, collabore et avance. Une équipe unie et solidaire travaille plus efficacement, trouve des solutions et résout des problèmes. Une équipe,dont les membres se sentent valorisés et co-responsables de son succès, dépasse les attentes, est plus agile, se développe et cherche à innover. Pour assurer la pérennité de vos produits et services, utilisez la compétence collective de votre équipe et travaillez ensemble à dessiner votre avenir.