L’environnement est instable pour toutes les entreprises… la réalité qu’on vit aujourd’hui sera forcément différente demain… (On parle souvent de VICA – volatile, incertain, complexe, ambigu). Il faut réaliser que le changement est un mode de vie constant maintenant et l’organisation qui ne démontre pas d’agilité ne pourra pas survivre ni croitre dans son marché. Les clients chercheront ceux qui ont su s’adapter aux besoins déjà changés / différents.

En 2020, l’agilité organisationnelle doit être vue comme un ensemble, un tout, qui influence les décisions d’une organisation, sa structure et son mode de fonctionnement.

L’agilité organisationnelle est au rendez-vous si…

Si l’organisation est apprenante.

Elle est en mesure de s’adapter constamment à son écosystème (interne et externe) ce qui apportera un développement durable pour l’organisation, même dans un environnement imprévisible. Elle doit être en mesure de tirer avantage de ses apprentissages et de les mettre en pratique rapidement, susciter la rétroaction des employés et récolter les suggestions d’amélioration. Des communications rapides, intègres, transparentes, et ouvertes sont de mises. L’organisation doit aussi posséder une mémoire organisationnelle en documentant ses savoirs (activités, instructions, et méthodologie) pour ne pas perdre ses acquis lors d’un départ ou d’une promotion. Finalement, elle doit utiliser sa capacité à se réorganiser et à combiner ses ressources et ses compétences, à les renouveler et à en créer de nouvelles.

Si l’organisation possède une mentalité agile

La mentalité, solidement assimilée, doit prôner la responsabilisation, l’élimination des liens hiérarchiques, et la transparence. Tous doivent penser en mode collaboratif, innover dans un environnement qui favorise le questionnement et le changement en entreprise. ​ Il faut aussi laisser une place aux avancées numériques et faire preuve de tolérance aux erreurs (échec rapide, apprendre, s’adapter rapidement…). Le partage d’information devient indispensable pour que tous soient informés pour s’adapter au marché changeant et gagner en agilité. Cela dit, bien que nombreuses, il est important de donner du sens à nos communications et de choisir les bons moyens. On a plusieurs de façons de communiquer ​(courriel, sms, clavardage, Teams, Yammer, LinkedIn…).​ Il ne faut pas s’y perdre.

Si l’organisation possède une structure agile

Une structure agile qui décentralise l’autorité au niveau de la prise de décision et de la planification des activités à accomplir. La prise de décision est déléguée à l’équipe qui elle, collée à la réalité du marché, connait et comprend comment satisfaire le client. Souvent on parle d’une réorganisation en chaine de valeur ou en équipe dédiée à un type de produit/service ou un type de clientèle. L’équipe s’occupe de l’ensemble des activités qui produisent de la valeur pour ce marché, ce type de client-là sans égard aux silos et objectifs hiérarchiques qui étaient présents auparavant dans un modèle traditionnel. Une équipe dédiée (à un processus transversal) possède plutôt un objectif commun, et la satisfaction client devient la seule raison qui motivent les décisions de tous.


Le client est souvent inclus dans les réflexions d’amélioration ce qui rapproche inévitablement l’équipe de son but de satisfaire le client.

De plus, le client est souvent inclus dans les réflexions d’amélioration ce qui rapproche inévitablement l’équipe de son but de satisfaire le client. L’équipe auto-gérée sait comment planifier, tester, et avancer rapidement dans la chaine de valeur dont elle a la responsabilité.

On voit ce genre d’intervention en présence d’équipes Lean et agile auto-gérées et dans les modèles de gestion holacratique. La grande accélération de la prise de décision et de la vitesse d’exécution permet d’avancer rapidement.                                                                                                                

Si les leaders ont adopté un profil agile

Un gestionnaire agile n’est plus seulement le propriétaire d’initiatives à mettre de l’avant et responsable des résultats de l’équipe attitrée à cette initiative. Il doit aussi faciliter et accompagner l’équipe pour garder tous les employés activement engagés et favoriser la collaboration. Il doit posséder une ouverture au changement et l’humilité d’accepter les idées de l’équipe. Il doit mettre en place un mode de gestion favorisant la responsabilisation des individus et offrir une zone de confiance pour favoriser l’ouverture et la prise de risque. Sa tolérance aux erreurs lui permettra de voir le tout comme des apprentissages. Finalement il doit permettre aux employés de prendre les décisions clés dans leurs projets. On élimine les relations hiérarchiques et on fait place au relations collaboratives.

Si l’organisation se dote de processus optimisés agiles

Les processus doivent être optimisés, agiles et adaptés aux nouveautés numériques du marché pour satisfaire les besoins du client. Le processus, livré de façon incrémentielle (petites itérations), doit aussi s’adapter à notre réalité changeante. Les processus doivent être documentés, standardisés, optimisés et automatisés le plus possible… Plus vos processus seront automatisés, plus vous aurez du temps à consacrer à la créativité, à la veille, à la recherche et développement afin d’améliorer encore plus votre offre au marché.

chatbot

Les exemples de processus Lean et agiles à l’ère numérique sont de plus en plus nombreux, en voici quelques-uns:

  • Le service à la clientèle se fait par un chatbot qui reconnait une problématique et peut donner des réponses ou rediriger au bon endroit
  • Nettoyage automatique à l’aide d’un robot nettoyeur (lumière désinfectante)
  • Un robot qui distribue des médicaments
  • Un robot chirurgical manipulé à distance pour maximiser l’accessibilité au chirurgien…
  • COBOT collaboration robotique comme les exosquelettes (lever poids lourd)
  • Réalité augmentée : lunette connectée qui offre un spécialiste qui voit la même chose (la machine) que vous et vous dicte pas à pas quoi faire pour réparer le tout.
  • Yeux magiques qui arrêtent la machine en cas de danger pour la sécurité

Les employés ont besoin d’espaces relationnels et d’espaces de travail collaboratifs. Pour ce faire, des outils performants et un réseau de communication performant sont de mise.

Si l’organisation possède ces 5 leviers elle pourra réagir et décider rapidement et s’adapter aux conditions changeantes du marché et de ses clients. Elle aura donc élevé son agilité organisationnelle.

Les bénéfices de l’agilité organisationnelle ne sont pas à négliger. La mise en place d’environnements de travail motivants. L’accélération de la transformation des entreprises, l’élimination de tâches redondantes, d’étapes de validation inutiles. Une meilleure communication et l’accélération des prises de décision, ainsi qu’une meilleure prévention des risques. L’agilité organisationnelle créera surtout un avantage compétitif.