En contexte de télétravail, qu’il soit imposé par une crise sanitaire ou qu’il soit choisi pour mieux répondre à des besoins d’affaires ou personnels, chaque travailleur se voit confronter à une nouvelle réalité qu’il doit apprivoiser car ses repères changent. Organiser son espace, s’outiller, collaborer à distance, développer de nouvelles façons de communiquer, concilier vie professionnelle et vie personnelle, font partie des défis à relever rapidement afin de maintenir son efficacité. L’adaptation requise à tous ces changements est souvent grandement sous-estimée.

Voici 5 astuces vous permettant de (re)trouver un rythme de travail qui vous convient.

Astuce #1 : Gérer ses priorités

Pour avoir un meilleur contrôle de son temps, il faut mieux gérer ses priorités. Vous connaissez sans doute la métaphore des gros cailloux dans un bocal pour illustrer la gestion des priorités. Pour bien gérer nos priorités, nous devons commencer par identifier les choses les plus importantes pour nous. Ce sont nos gros cailloux.

Exemples professionnels

Planification des tâches, organisation du travail, délégation, coaching, réseau relationnel (réseautage, socialisation), veille, formation.

Exemples personnels

  • Prendre soin de soi : santé mentale (respirer, méditer, pensée positive), santé physique (exercice, alimentation, sommeil), santé émotionnelle (hobby / passion qui vous apporte du bonheur, rire, s’amuser)
  • Interactions et prendre soin des autres : jeux avec les enfants, repas en famille, être pleinement présent et bienveillant

Si on commence nos journées par réaliser des tâches de moindre importance, les graviers, nous n’aurons plus de place pour les gros cailloux, pour ce qui est vraiment important. Donc, en plaçant vos gros cailloux en premier dans votre calendrier puis les graviers qui se glisseront entre les gros cailloux et le sable qui se faufilera à son tour entre les graviers, vous reprendrez le contrôle de l’allocation de votre temps.

Astuce #2 : Gérer son temps

Une fois nos priorités définies (astuce #1), il faut estimer les efforts à déployer, c’est-à-dire le temps requis et les étapes pour y arriver. Ensuite, on planifie sa semaine de travail en insérant ses gros cailloux dans un calendrier. Si vous travaillez avec un calendrier partagé, gérez vos priorités avec des codes de couleur en tenant compte des règles de votre équipe. Bien gérer son temps requiert de la discipline et de la rigueur, et quelques essais et erreurs. Soyez indulgents envers vous-même!

Formation

Gérer son temps et ses priorités à l’ère du numérique

Formation pour maximiser votre efficacité et optimiser votre gestion des priorités afin d’améliorer votre performance et votre satisfaction au travail.

Plan de cours

AFI

Astuce #3 : Oser communiquer

Pour avoir l’impression de contribuer à la hauteur de vos capacités, commencez par identifier vos préférences de travail en tenant compte de votre environnement (horaire de travail, outil de communication, fréquence et moment des rencontres individuelles et d’équipe) et de vos contraintes (conjoint aussi en télétravail, enfants, etc.). Ensuite, définissez vos besoins pour jouer votre rôle et réaliser vos tâches de manière efficace et productive (temps d’adaptation, outils, accompagnement, suivis). Puis, initiez un dialogue avec votre gestionnaire et vos coéquipiers dans le but de créer une entente de collaboration fructueuse.

Astuce #4 : Développer une routine flexible

Vous avez sans doute remarqué que le meilleur plan est celui qui s’adapte aux circonstances. Les choses évoluent à tous les jours et parfois il y a des urgences à gérer. Commencez chaque jour en vous posant la question : ‘Aujourd’hui, comment voudrais-je que les choses se déroulent?’ Élaborez votre Plan A, c’est-à-dire un horaire type avec vos essentiels / non-négociables. Identifiez les composantes déplaçables (p. ex. une séance d’entraînement matinale déplacée en après-midi). Développez un plan B juste au cas. À la fin de votre journée ou de votre semaine, évaluez, tirez des apprentissages, rajustez. Votre planification se raffinera au fil du temps.

Astuce #5 : Négocier

Dans un contexte de collaboration, on ne dit pas Non… on négocie! En pratiquant le ‘Oui et maintenant…’, on travaille avec les autres pour développer une solution gagnante pour toutes les parties impliquées.

Délai​

Oui, je peux traiter ta demande… Maintenant comme je suis sur une urgence, je peux te faire ça pour lundi.

Partie de tâche​

Oui, je peux traiter ta demande… Maintenant comme c’est pour la fin de la journée, je peux seulement t’envoyer les chiffres bruts.​

Besoin pour remplir la demande​

Oui, je peux traiter ta demande… Maintenant comme c’est pour la fin de la journée, j’aurais besoin que tu m’envoies le gabarit.

Rappelez-vous de ceci : Vous êtes le seul gardien de votre temps. On dit souvent que le temps, c’est de l’argent. Il est précieux. Plus grande est votre crédibilité au sein de votre organisation et plus vous serez sollicité. Reprenez le contrôle en appliquant les 5 astuces et vous verrez votre efficacité professionnelle et votre satisfaction personnelle grandement améliorées!